Як перевірити роботу CRM системи?!

Ви встановили CRM-систему. Ви платите за неї щомісяця. Вам обіцяли порядок, автоматизацію та ріст продажів. Але в реальності ліди все одно губляться, менеджери забувають передзвонити, а ви не розумієте, скільки грошей насправді приносить реклама. Знайомо? Питання, як перевірити роботу CRM системи, виникає тоді, коли інструмент є, а результату немає. Секрет у тому, що CRM – це не чарівна пігулка, а двигун, який треба правильно налаштувати і регулярно перевіряти. Ми в LaMarketing Agency з 2008 року будуємо такі "двигуни" і знаємо, де найчастіше бувають поломки.

CRM не працює, або ви не працюєте з нею?

Перш ніж звинувачувати програму, треба зрозуміти: CRM – це лише інструмент. Це як молоток. Він не заб'є цвях сам. У 90% випадків проблема не в самій системі, а в тому, як вона налаштована і як з нею працює команда. Тому аудит CRM – це завжди аудит ваших бізнес-процесів.

Падіння продажів, втрачені клієнти, хаос у комунікації – це лише симптоми. Давайте знайдемо причину.

Ваш чек-лист для аудиту CRM: 4 ключові точки

Вам не потрібен програміст. Вам потрібен лише доступ до вашої CRM та 30 хвилин часу. Пройдіться по цих пунктах, щоб зрозуміти, де саме ваша система дає збій.

1. Вхідні дані (Чи всі ліди потрапляють у систему?)

Це найперша і найчастіша проблема. Перевірте всі ваші канали залучення клієнтів.

1. Сайт. Зробіть тестову заявку через кожну форму на сайті. Чи з'явилася вона в CRM? Миттєво?
2. Соцмережі. Якщо клієнт пише в дірект Instagram або Messenger, як цей запит потрапляє в CRM? Чи його вносять вручну? Чи є інтеграція?
3. Телефонні дзвінки. Чи фіксуються вхідні дзвінки в системі? Чи створюється автоматично картка нового клієнта?

Якщо хоча б на одне питання відповідь "ні", ви вже гарантовано втрачаєте клієнтів. Це перша дірка, яку треба латати.

2. Обробка лідів (Наскільки швидко реагує команда?)

Окей, лід потрапив у систему. Що далі? Подивіться на швидкість реакції.

1. Час першого контакту. Скільки часу проходить від моменту, коли заявка впала в CRM, до першого дзвінка чи повідомлення від менеджера? Якщо більше 15-30 хвилин – ви втрачаєте гроші.
2. Статус ліда. Чи є в системі чіткі статуси ("новий", "в роботі", "надіслано КП", "очікуємо оплату")? Чи змінюють їх менеджери вчасно?
3. Заплановані завдання. Чи ставить менеджер собі завдання "передзвонити через 2 дні", "надіслати фоллоу-ап"? Чи система нагадує йому про це?

3. Якість даних (Чи можна довіряти системі?)

CRM корисна лише тоді, коли дані в ній актуальні. Подивіться на кілька останніх угод.

1. Історія комунікації. Чи збережені всі листи, повідомлення, коментарі до розмов? Чи зможе інший менеджер легко "підхопити" клієнта?
2. Сума угоди. Чи вказана вона правильно?
3. Причина відмови. Якщо клієнт відмовився, чи фіксує менеджер причину ("дорого", "обрав конкурентів")? Це безцінна інформація для маркетингу.

4. Аналітика (Чи дає система відповіді на головні питання?)

Це фінальний і найважливіший етап. CRM має давати вам змогу приймати бізнес-рішення на основі даних.

1. Воронка продажів. Чи можете ви побачити, на якому етапі ви втрачаєте найбільше клієнтів?
2. Ефективність каналів. Чи можете ви побачити, скільки продажів принесла реклама в Google, а скільки – з Instagram?
3. Ефективність менеджерів. Хто з ваших менеджерів закриває найбільше угод?

Провести такий аудит самостійно – це вже великий крок. Але часто проблема криється глибше – у відсутності єдиної стратегії, яка пов'язує маркетинг, продажі та сервіс. Ваш сайт, CRM, реклама – все це має працювати як єдиний організм.

Наш максимальний чек-лист для аудиту бізнесу допоможе вам подивитись на свій бізнес з висоти пташиного польоту. Він охоплює 10 ключових розділів – від аналізу каталогу товарів до налаштувань клієнтської підтримки та маркетингу. Це допоможе вам зрозуміти, чому CRM не працює, і що ще потрібно виправити.

👉 Побудуйте систему, що працює! Почніть з аудиту за допомогою нашого чек-листа: https://lamarketing.top/check.

Як це працює на практиці. Кейс LaMarketing

До нас звернулась онлайн-школа англійської мови. Вони скаржились, що реклама в Instagram (яку вів їхній таргетолог) приводить багато заявок, але до пробного уроку доходить дуже мало людей. Вони звинувачували якість лідів.

Що зробила наша команда?

1. Провели аудит CRM та процесів. Ми виявили, що заявки з Instagram падали в CRM, але менеджер бачив їх лише раз на день. Час першого контакту складав 5-6 годин.
2. Налаштували автоматизацію. Ми налаштували миттєві сповіщення для менеджера в Telegram про нову заявку. Також налаштували автоматичний лист-підтвердження для клієнта "Дякуємо, ми отримали вашу заявку і зателефонуємо протягом 15 хвилин".
3. Оптимізували роботу менеджера. Ми прописали скрипти та поставили KPI на швидкість реакції.

Результат: конверсія із заявки в запис на пробний урок зросла на 250% без будь-яких змін в рекламних кампаніях. Ми просто "полагодили" дірку у воронці продажів.

Висновок

Перевірка роботи CRM системи – це не технічне завдання для програміста. Це регулярний бізнес-аудит, який має робити кожен керівник. Він дозволяє знайти "дірки", через які витікає ваш прибуток, і налагодити систему, яка буде працювати як годинник. Це основа для будь-якого масштабування та росту.

Якщо ви хочете, щоб цю складну, але вкрай важливу роботу для вас виконали професіонали, ми в LaMarketing Agency готові допомогти. Розробка та аудит воронок продажів є частиною нашої послуги зі створення маркетингових стратегій (ціни від 900 EUR). Дізнатися більше про наш підхід можна на нашому сайті.

Якщо ми можемо чимось вам допомогти – звертайтеся до LaMarketing Agency за посиланням https://lamarketing.top/consulting та бронюйте зустріч.